Podstawowym narzędziem w metodologii Lean jest standaryzacja. Standaryzacja jest procesem dzięki któremu możliwe jest jak najlepsze wykorzystanie czasu oraz środków podczas pracy, co przekłada się na podniesienie jakości całego mechanizmu. Bez wyznaczenia konkretnych standardów, nie istnieje żaden punkt odniesienia, dzięki któremu możliwe byłoby ocenienie faktycznej efektywności wykonywanych działań.
Do czego służy standaryzacja pracy?
Standaryzacja w głównej mierze służy do kontroli procesów produkcyjnych poprzez zapisu na odpowiednich kartach. Przekłada się to bezpośrednio na zwiększenie wydajności wszystkich pracowników. Wszelkie różnice zostają wyrównane i stale monitorowane. Kontrolowanie pracy jest znacznie łatwiejsze i dzięki wprowadzeniu niewielkich zmian możliwe jest osiągnięcie znacznie większych efektów.
Standaryzacja może być również określona jako projekt, podczas którego dokumentowane będą najlepsze sposoby wykonywania pracy. Zazwyczaj uzyskane dane są opracowywane w formie arkuszy standaryzacyjnych. Mogą one zawierać zarówno informacje na temat całych procesów jak i dotyczyć tylko pojedynczych aspektów wykonywanych działań.
Jakie są wady braku standaryzacji pracy?
Bez standaryzacji pracy każdego dnia wykonywana jest inna ilość pracy, różniąca się również jakością. Co więcej istnieją różnice między wydajnością pracowników pracujących w różnych zmianach – jest to związane z faktem, ze każdy inaczej wykonuje swoje obowiązki, a nowi pracownicy nie osiągają poziomu doświadczonych kolegów. Samo szkolenie nowo zatrudnionych osób trwa znacznie dłużej, a w ciągu pierwszych dni pracy nie mogą oni odnieść się do żadnych wytycznych odnośnie wykonanej przez nich pracy.
Co zawiera arkusz standaryzacyjnym?
Arkusz składa się przede wszystkim z sekwencjami operacji lub czynności jakie muszą zostać wykonane z dodatkowo podanym czasem w jakim muszą zostać one zakończone. Dzięki opracowaniu dokładnego spisu kolejnych czynności możliwe jest maksymalne ograniczenie popełniania błędów lub nawet całkowite ich wyeliminowanie. Dzięki informacjom uzyskanym z czasu wykonania poszczególnych czynności z łatwością można ocenić efektywność zarówno zmianową jak i godzinową.
W standardzie znajdują się zarówno podstawowe informacje identyfikacyjne takie jak nazwa procesu, data opracowania czy autor jak i zdjęcia czy schematy. Dzięki obrazkowemu oznaczeniu najważniejszych elementów podczas wykonywania danej czynności są one lepiej widoczne i bardziej zapamiętywalne. Równie ważny jest sam kształt i forma arkusza standaryzacyjnego, który musi być odpowiednio dostosowany do indywidualnych potrzeb.
Arkusze standaryzacyjne, powinny być uporządkowane i odpowiednio przechowywane:
Jak powinien być stworzony arkusz standaryzacyjny?
Każdy arkusz standaryzacyjny musi cechować się przejrzystością oraz czytelnością. Ich celem jest ułatwienie pracy pracowników, który będą mogli wykonywać swoje obowiązki znacznie szybciej i bezpieczniej. Standardy muszą być intuicyjnie zapamiętywane i zrozumiałe dla każdego. Standard nie jest normą, w związku z czym koniecznie należy pamiętać o jego doskonaleniu zgodnie z cyklem PDCA.
Nazwa owego cyku pochodzi od skrótu Plan-Do-Study-Act i jest schematem ilustrującym podstawową zasadę ciągłego ulepszania. Składa się on z czterech elementów: zaplanowania lepszego sposobu działania dotychczasowego mechanizmu, wykonania planu, sprawdzenia czy przynosi on lepsze rezultaty i jeśli faktycznie tak jest, wdrożenia go w życie. Udoskonalanie arkusza standaryzacyjnego wiąże się z coraz lepszą efektywnością i wydajnością całego procesu produkcyjnego.
Standaryzacja jest często problemem, zwłaszcza w sytuacji gdy nawyki i przyzwyczajenia są mocniejsze od chęci zmian. Warto jednak zdać sobie sprawę jak wiele korzyści może przynieść jej wprowadzenie i zastosowanie. Dzięki standaryzacji szkolenie pracowników jest znacznie łatwiejsze i przebiega szybciej z racji, że mają oni od razu wskazany punkt odniesienia. Ponadto zwiększa się powtarzalność i stabilność procesów, co gwarantuje łatwiejszą kontrolę nad zachodzącymi procesami, rozwojem firmy, a także daje odstawy do prognozowania przyszłych zmian.
Mniejsza ilość pomyłek, błędów, a także awarii i wypadków sprawia, że możliwe jest również zmniejszenie niepotrzebnych dodatkowych kosztów, które mogą być generowane w związku z zaistniałymi sytuacjami. Zwiększa się również wydajność i poprawia jakość wykonywanych przez pracowników obowiązków. Standaryzacja nie powinna być jednak kojarzona z usztywnieniem metod pracy czy biurokracją. Jej celem jest poprawa organizacji pracy, dzięki której łatwiej obserwować procesy, mierzyć je, zauważać rozbieżności i ujawniać problemy.
