Lean management pojawia się jako nowy system zarządzania w coraz większej ilości firm i gałęzi przemysłu. Zbudowana na podstawie Systemu Produkcyjnego Toyoty (TPS – Toyota Production System), koncepcja jest jedną z podstawowych metod restrukturyzacji firm na całym świecie. W zakładach pracy coraz częściej pojawiają się hasła dotyczące metod i nakazów postępowania według lean, ale wielu pracowników do dziś nie zdaje sobie sprawy z tego, co one właściwie oznaczają. Lean management jest tak rozbudowaną dziedziną zarządzania, że stał się nawet jedną ze specjalizacji studentów tego kierunku. Na czym polega koncepcja lean management? Jakie są narzędzia do jej wprowadzania? Jakie korzyści niesie za sobą?
Koncepcja lean management
Lean management to strategia zarządzania firmą, która opiera się na dostarczaniu klientom produktów i usług takich, jakich oczekują. Ma się to odbywać w sposób prosty, z zachowaniem szacunku dla załogi pracującej w przedsiębiorstwie, a jednocześnie sposób oszczędny i ograniczający do minimum straty na linii produkcyjnej. Lean management zakłada dostosowanie przedsiębiorstwa do warunków gospodarowania obowiązujących w danej chwili na rynku poprzez wprowadzanie przekształceń organizacyjnych i funkcjonalnych. Lean management jest ciągłym procesem racjonalizacji organizacji pracy, poprzez wprowadzenie zmian w zakresie działalności, sposobie zarządzania oraz w dziedzinie przygotowania zawodowego oraz kształtowania postaw pracowników. Koncepcja lean management zakłada nacisk na tworzenie wartości dla klienta.
Podstawowymi zasadami określającymi sposób działania tak zwanej „szczupłej” organizacji są:
Określenie wartości dla klienta (specify value), czyli znalezienie tego, co klienci postrzegają w naszym produkcie jako wartość i wyeliminowanie wszystkich czynności, które na tę wartość wpływu nie mają. Wartością dla klientów są na przykład funkcjonalność, cena, wygląd, dostępność, czy terminowość dostarczenia.
Zidentyfikowanie strumienia wartości i wszystkich czynności w strumieniu wartości (identify the value stream) polega na poddaniu analizie wszystkich czynności potrzebnych do wytworzenia i dostarczenia klientowi produktu wartościowego. Czynności, które nie dodają produktowi wartości muszą zostać wyeliminowane.
Ciągły przepływ (flow) polega na usprawnieniu linii produkcyjnej tak, by wytwarzanie produktu lub usługi odbywało się w sposób jak najbardziej płynny, umożliwiający szybkie przechodzenie pojedynczego produktu przez poszczególne etapy produkcji bez zbędnych zakłóceń, przerw i przestojów.
System ssący (pull) jest jedną z kluczowych zasad kierujących lean management. Polega na dostosowywaniu tempa wytwarzania do rzeczywistego popytu i dostarczaniu klientowi produktów zgodnie z zapotrzebowaniem. Według koncepcji lean management nie buduje się zapasów i buforów awaryjnych. Zgłoszenie zapotrzebowania przez klienta powoduje uruchomienie kolejnych etapów produkcji, co w praktyce oznacza odejście od standardowego modelu produkcji polegającego na wytwarzaniu produktów bez zamówień klienta, wyłącznie na podstawie prognozowanego popytu.
Dążenie do doskonałości (perfection) polega dokładnie na tym, na co nazwa wskazuje – dążeniu do ciągłego doskonalenia wszystkich procesów organizacji i produkcji celem utrzymania wprowadzonych usprawnień.
Eliminacja Muda
Koncepcja lean management wsparta jest o eliminację marnotrawstwa (Muda) podczas produkcji. Co jest eliminowane? Nadprodukcja, zbędny ruch i wysiłek fizyczny pracowników (spowodowany najczęściej niewłaściwą organizacją pracy), oczekiwanie i bezczynność ludzi oraz maszyn, zbędny transport, wady i defekty oraz nadmierne przetwarzanie (czyli wykorzystywanie czynności i narzędzi technologii zbędnych podczas produkcji). Wiele osób błędnie odczytuje lean jako metodę ograniczania pracownika, ciągłych audytów i redukcji kosztów, jednak jak pokazuje opisana koncepcja i narzędzia, jest to znacznie więcej niż system eliminacji marnotrawstw i może skutecznie przyczynić się do poprawy sytuacji firmy.
Narzędzia lean management
VSM, czyli Value Stream Mapping polega na mapowaniu przepływu materiałów i informacji w procesie produkcji i dostarczenia klientowi danego produktu lub grupy produktów. Jest to podstawowe narzędzie, które pozwala ocenić jak wygląda produkcja i wszystkie towarzyszące jej procesy i na tej podstawie określić rzeczywisty stan przepływu elementów fizycznych i informacji. Będzie to niezbędne zarówno na początku wprowadzania lean management, podczas procesu oraz po wprowadzeniu do użytku wszystkich narzędzi. VSM towarzyszy lean management nieustannie i to dzięki niemu możliwe jest ocenianie i nieprzerwane dostosowywanie produkcji do zasad lean.
5s jest narzędziem, które pozwana na stworzenie zorganizowanego i uporządkowanego miejsca pracy. Skrót ten odnosi się do pięciu Japońskich praktyk, które standaryzują sposoby utrzymywania wspomnianego porządku. Są to seiri (selekcja), seiton (systematyka), seiso (sprzątanie), seiku (standaryzacja) oraz shitsuke (samodyscyplina). Narzędzie 5s pozwala wyeliminować wszystkie elementy, które przez przejściem na tryb lean management ograniczały pracę firmy. Dopiero wprowadzenie zasad 5s pozwala na przejście do dalszych, ściśle związanych z narzędziem 5s kroków. Bez przestrzegania zasad dyktowanych przez narzędzie 5s, pozostałe narzędzia lean management są niemożliwe do utrzymania.
TPM, czyli Total Productive Maintenance ma na celu zachowanie całkowitej sprawności technicznej i produktywności linii produkcyjnej. W myśl zasady TPM utrzymanie maksymalnej dostępności do maszyn i urządzeń pozwala na utrzymanie ruchu w firmie czy zakładzie na najwyższym produktywnym poziomie i tym samym na zwiększenie obowiązujących dotąd standardów pracy, w których produktywność nie była maksymalizowana.
SMED – narzędzie dążące do skrócenia czasu przezbrojenia i ponownego ustawienia maszyn do jednocyfrowej liczby minut. Chodzi oczywiście o maksymalne skrócenie tak zwanego „martwego czasu”, kiedy to linia produkcyjna stoi bezczynnie ze względu na konieczność zmiany ustawień maszyn. Zastosowanie narzędzia SMED pozwala na zmniejszenie partii produkcyjnych i ilości zapasów, co w rezultacie przyczynia się do obniżenia kosztów produkcji. Pozornie SMED wyklucza się wewnętrznie – próbujemy zmniejszyć czas przezbrojenia (co w rezultacie zwiększy czas dostępny na produkcję) oraz zmniejszyć samą produkcję. W rzeczywistości wygląda to jednak tak, że stosując zasadę SMED dążymy do ograniczenia czasu bezczynności by praca stała się bardziej wydajna, a ograniczając ilości do takich, by nie tworzyły zapasów pozwalają na skrócenie ogólnego czasu pracy lub lepsze zagospodarowanie maszyn w celach innych niż do tej pory.
Six Sigma to metodyka działania służąca poprawie ogólnej jakości produkcji i ograniczeniu jej kosztów przy pomocy narzędzi statystycznych. Przyjmuje się, że defekty w produkcji występują z pewnym prawdopodobieństwem, które można oszacować za pomocą badań statystycznych. Celem narzędzia Six Sigma będzie zmniejszenie tego prawdopodobieństwa do 3,4 defektu na milion przypadków. Six Sigma pomaga w ten sposób zwiększyć powtarzalność i stabilność procesów produkcyjnych, a więc odnieść się do jednej z podstawowych zasad lean management jaką jest eliminowanie marnotrawstwa.
Lean management w magazynie
Wiele problemów związanych z terminową pracą w magazynie może zostać wyeliminowanych poprzez zastosowanie modelu lean management i analizę marnotrawstw, jakich dopuszcza się zarząd danego magazynu. Ograniczenie oczekiwania przez udoskonalenie systemu pracy jest samo w sobie dobrym krokiem do lepszego działania. Zmianom podlegać powinien również system transportu towarów po magazynie, co ograniczy konieczność poszukiwania towarów przez pracowników.
To z kolei prowadzi do zmniejszenia zbędnego ruchu. Pomocne będzie tu dokładne oznaczenie miejsc strategicznych oraz dokładne skonstruowanie zasad pracy i poruszania się w miejscu pracy. Gdy każdy pracownik będzie świadomy tego gdzie ma iść, co zabrać i dokąd to przewieźć, jego praca stanie się znacznie bardziej efektywna. Ograniczyć należy też zapasy zalegające na magazynie, które mogą znacznie ograniczać tempo jego pracy. Im więcej materiałów, tym trudniej odnaleźć te konkretnie poszukiwane. Wzrost świadomości pracowników i reorganizacja ich czasu pracy może znacznie zwiększyć skuteczność działania magazynu i zapewnić zadowolenie klienta bez konieczności szukania winnych.
