Metodologia zarządzania Lean Management to kwestia, którą dziś interesuje się coraz więcej przedsiębiorstw. Ci, którzy są zainteresowani tematem, słyszeli również prawdopodobnie o Kaizen. Czy jednak zdajemy sobie sprawę z tego, co to zagadkowe słowo tak naprawdę oznacza?
Kaizen to połączenie dwóch japońskich słów, które rozdzielone można przetłumaczyć na angielski jako Kai = Change, oraz Zen = Good. W języku polskim będzie to więc po prostu określenie na dobrą zmianę, które doskonale opisuje sens Kaizen, którego głównym celem jest prowadzenie do poprawy właśnie poprzez zmianę. Czym jednak jest Kaizen i jak działa w praktyce?
Kaizen, czyli sztuka ciągłego ulepszania
Jak wiemy, filozofia ciągłego doskonalenia jest oparta właśnie na Kaizen, które jest podstawą całej metodologii Lean Management. Drobne usprawnienia na poziomie produkcyjnym powinny być prowadzone w trybie ciągłym i implementowane przez każdego pracownika firmy, niezależnie od zajmowanego przez niego stanowiska. Choć w według Lean Management każdy pracownik ma duże znaczenie, ogromną rolę we wdrażaniu filozofii Kaizen w przedsiębiorstwie odgrywa jednak kadra kierownicza.
To dzięki ich nastawieniu i odpowiednim podejściu do działań usprawniających inni pracownicy zyskują motywację do opracowywania i przedstawiania swoich pomysłów na sprawniejsze działanie firmy. Filozofia Kaizen może wynikać zarówno z indywidualnego pomysłu, jak i narzędzi oraz warsztatów Lean Management. Każde działanie mające na celu poprawę funkcjonowania procesów pracy firmy można określić jako działanie według zasad Kaizen.
System sugestii jest jedną z podstawowych metod zbierania pomysłów Kaizen od pracowników produkcyjnych. Jego działanie jest niesamowicie proste: w widocznym miejscu hali produkcyjnej lub obszaru, przez który przechodzą codziennie wszyscy pracownicy umieszcza się skrzynkę, do której każdy pracownik może wrzucić swoje pomysły usprawniające.
Aby pomysły te były w pewien sposób usystematyzowane należy stworzyć prosty formularz ich prezentacji. Do działania systemu potrzebny jest jednak odpowiedni poziom zaangażowania kierownictwa – w momencie, gdy pomysły zaproponowane przez pracowników nie są realizowane w odpowiednim czasie lub zupełnie ignorowane, ci zniechęcają się do dzielenia się nimi i zupełnie ignorują skrzynkę pomysłów.
Przyczyną, dla którego system sugestii może zawieść jest też zła motywacja pracowników do dzielenia się pomysłami. Wielu pracodawców stosuje nagrody pieniężne, które działają zwykle na bardzo krótkim odcinku czasu. Kluczem jest więc wytworzenie kultury ciągłego doskonalenia w każdym z pracowników, by ci widzieli motywację w sprawniejszym działaniu miejsca pracy, a nie doszukiwali się materialnych wynagrodzeń z tytułu swoich pomysłów.
Innowacja, czy Kaizen?
Dla osób nieznających bliżej filozofii Kaizen metodyka działania może wydawać się niczym innym, jak synonimem do innowacji – w końcu ta również przynosi korzyści i jest powiązania z działaniami doskonalącymi. Różnica pomiędzy pojęciami polega tu jednak na zakresie i wielkości działań. Innowacja traktowana jest jako jednorazowy projekt, którego celem jest duża zmiana.
Choć korzyści z innowacji są ogromne, sam proces jest obarczony dość dużym ryzykiem niepowodzenia. Kaizen to z kolei zbiór podstawowych działań złożonych z pojedynczych czynności, które często mogą wydawać się dla zmiany zupełnie nieistotne. Ich rezultaty są przy tym znacznie mniejsze, niż efekty widoczne dzięki innowacji. Działania w Kaizen są jednak bardziej cykliczne i przede wszystkim niskokosztowe, co napędza kulturę ciągłego doskonalenia.
Kaizen, czyli system wykonywania małych działań usprawniających procesy produkcyjne jest podstawą Lean Management. Firma, która chce funkcjonować sprawnie i efektywnie powinna cyklicznie poprawiać swoje działania i dążyć do uzyskiwania lepszych efektów pracy dzięki systemowi małych kroczków. Jak mawia wielu wyznawców Kaizen, dzień bez usprawniania w zgodzie z zasadami Kaizen jest dniem straconym.
Aby jednak uzyskiwanie coraz lepszych rezultatów było możliwe, wprowadzanie zmian nie może być odgórną decyzją i działaniem zarządu – do procesu wdrażania i stosowania nowej filozofii muszą zostać zaangażowani wszyscy pracownicy firmy. Każdy musi tu być nastawiony na poprawę efektywności i cały czas poszukiwać pomysłów na usprawnienie cyklu pracy. To dzięki Kaizen możliwe jest nieustanne i zauważalne zwiększanie swojej konkurencyjności na rynku, co stanowi oczywiście kluczowy czynnik do rozwoju i daje szansę zaistnienia na rynku krajowym i globalnym.
